پروفرما تاییدیه کتبی سفارش است که توسط فروشنده قبل از تحویل کالاهای سفارش داده شده یا همزمان با تحویل به خریدار ارسال میشود. این سند در واقع صورتحساب نهایی نیست، بلکه یک صورتحساب اولیه (پیشفاکتور) است که شامل شرح سفارش و برآورد قیمت تحویل کالا میباشد.
اطلاعات موجود در فاکتور رسمی
فاکتور رسمی معمولاً شامل موارد زیر است:
- شرح دقیق کالاهای خریداری شده
- قیمت هر کالا
- وزن کالاها
- برآورد هزینههای حمل و نقل و سایر هزینههای مرتبط
اهمیت و کاربرد فاکتور رسمی
فاکتور رسمی شرایط فروش را مجدداً بیان میکند و از بروز سوءتفاهم میان خریدار و فروشنده جلوگیری مینماید. این سند شامل برآوردی دقیق و مبتنی بر حسن نیت از هزینههای حمل و نقل است که ممکن است به دلایلی خارج از کنترل فروشنده تغییر کند.
در بیشتر صنایع، فاکتور رسمی به عنوان سندی برای تایید داخلی خرید به کار میرود و با مشخص کردن شرایط نهایی فروش، فرآیند خرید را تسهیل و از تماسهای پیگیری بیمورد جلوگیری میکند.
تفاوت فاکتور رسمی و پیشفاکتور (پروفرما)
پیشفاکتور یا پروفرما سندی است که معمولاً قبل از ارسال کالا صادر میشود و شامل جزئیات هزینههای مرتبط با سفارش است، اما درخواست رسمی برای پرداخت نیست. این سند خریدار را از قیمت فروش، هزینههای احتمالی مالیات، وزن و هزینههای حمل و نقل مطلع میکند.
قالب پیشفاکتور رسمی نیست و ممکن است شبیه فاکتور تجاری باشد یا نباشد.
هدف از پیشفاکتور
فروشنده با صدور پیشفاکتور، هزینهها، کارمزدها و زمان تحویل مورد انتظار را به خریدار اطلاع میدهد. این شفافیت به جلوگیری از سوءتفاهمها کمک کرده و به خریدار فرصت میدهد در صورت نیاز، درباره شرایط معامله مذاکره مجدد داشته باشد.
اگرچه پیشفاکتور از نظر قانونی الزامآور نیست اما اغلب به عنوان سندی مفید برای جلوگیری از اختلافات احتمالی به کار میرود.
اطلاعات مورد نیاز فاکتور رسمی برای حمل و نقل بینالمللی
برای عبور کالا از گمرک، به خصوص در کشورهایی مانند ایالات متحده، ارائه مستندات دقیق ضروری است.
یک فاکتور تجاری باید موارد زیر را شامل شود:
- اطلاعات خریدار، فروشنده و شرکت حمل و نقل
- شرح دقیق کالاها و مقدار آنها
- ارزش محموله
- روش پرداخت
در حالی که فاکتور پروفرما برای حمل و نقل بینالمللی الزام قانونی ندارد، اما زمانی که معامله نهایی نشده و تخمین هزینهها لازم است، کاربرد دارد. این فاکتور باید اطلاعات کافی برای تعیین عوارض گمرکی توسط مأموران مرزی را فراهم کند، مانند:
- قیمت تخمینی
- شرح و کیفیت محصول
- مقدار محصول
- روش پرداخت
- زمان تحویل مورد انتظار
تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور نهایی
فاکتور رسمی، اطلاع اولیه از شرایط قرارداد خرید است، در حالی که فاکتور نهایی یک سند رسمی و الزامآور برای درخواست پرداخت است.
فاکتور نهایی معمولاً در زمان تحویل کالا یا بلافاصله پس از آن صادر میشود و به عنوان درخواست رسمی پرداخت به طرف دریافتکننده ارائه میگردد.
تفاوت فاکتور تجاری با فاکتور رسمی
فاکتور تجاری، سندی جامع برای حمل و نقل بینالمللی است که اطلاعات کاملی درباره خریدار، فروشنده، کالا، مقدار، ارزش، روش حمل و نقل، ارز و شرایط پرداخت دارد.
اما فاکتور رسمی فقط شامل اطلاعات کافی برای تعیین عوارض گمرکی است و برای عبور کالا از مرز بینالمللی کافی است. با این حال، باید ظرف ۱۲۰ روز پس از آن، فاکتور تجاری نهایی نیز ارائه شود.
آیا فروشنده میتواند فاکتور رسمی را لغو کند؟
فاکتور رسمی سندی الزامآور از نظر قانونی نیست و قابل لغو شدن نیست. این سند صرفاً اطلاعرسانی به خریدار است. اگر خریدار با شرایط معامله موافق نباشد، میتواند درخواست مذاکره مجدد کند.
