پروفرما (Proforma Invoice) یکی از مهمترین اسناد در فرایند واردات کالا از چین است. این سند پیشفاکتوری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر میشود و شامل اطلاعات کلیدی مثل مشخصات کالا، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط تحویل و زمان ارسال است اما واقعیت این است که بسیاری از واردکنندگان ایرانی بدون بررسی دقیق محتوای پروفرما وارد معامله میشوند و در ادامه با مشکلاتی جدی مواجه میگردند؛ از عدم تایید پروفرما توسط بانک گرفته تا اختلافات حقوقی با تامینکننده.
در این گزارش به زبان ساده توضیح میدهیم که چگونه یک پروفرمای دقیق و قانونی دریافت کنید، چه بخشهایی باید بررسی شوند، و در نهایت یک چکلیست کاربردی برای تان آماده کردهایم.
بخش اول: پروفرما چیست و چه کاربردی دارد؟
پروفرما اینویس یک پیشفاکتور غیرقطعی است که قبل از پرداخت وجه یا شروع فرایند گمرکی توسط فروشنده صادر میشود. از مهمترین کاربردهای آن میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- استعلام قیمت رسمی برای تجهیزات صنعتی
- ارسال به بانک برای اخذ حواله ارزی
- ارائه به گمرک برای ثبت سفارش
- شروع مذاکرات حقوقی و تجاری
نکته مهم: پروفرما به معنی قرارداد نیست اما میتواند مبنای قرارداد باشد اگر درست تنظیم شود.
بخش دوم: یک پروفرمای استاندارد چه اطلاعاتی باید داشته باشد؟
یک پروفرمای حرفهای باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
| 1. نام و اطلاعات فروشنده | شامل نام شرکت، آدرس، شماره تماس، ایمیل |
| 2. اطلاعات خریدار | مطابق با کارت بازرگانی ایرانی |
| 3. تاریخ صدور پروفرما | به روز و مطابق با درخواست شما |
| 4. شماره پروفرما | برای رفرنس بانکی الزامی است |
| 5. مشخصات کالا | شامل نام، کد، مدل، برند، کشور سازنده، توضیحات فنی |
| 6. تعداد و واحد | مثلاً 10 عدد، 500 کیلوگرم |
| 7. قیمت واحد و کل | معمولاً به دلار یا یورو |
| 8. شرایط تحویل | EXW، FOB، CFR، CIF و… |
| 9. شرایط پرداخت | TT، LC، DP و… |
| 10. زمان آمادهسازی | Lead Time کالا |
| 11. شرایط گارانتی | در صورت وجود |
| 12. مهر و امضای رسمی شرکت چینی | برای اعتبار قانونی الزامی است |
بخش سوم: اشتباهات رایج در پروفرما که منجر به مشکل میشوند
- عدم تطابق نام خریدار با کارت بازرگانی
- نبود تاریخ یا شماره پروفرما
- نامشخص بودن شرایط تحویل (Incoterms)
- ارائه پروفرما توسط شرکت غیرواقعی یا بدون ثبت تجاری
- نبود مهر رسمی یا امضای دیجیتال
- عدم ذکر کشور سازنده کالا
- مبالغ غیرواقعی یا بیش از حد تخمینی (رد توسط بانک)
بخش چهارم: چطور از تامینکننده چینی بخواهیم پروفرمای حرفهای بدهد؟
اگر تامینکننده تازهکار یا غیرحرفهای است، شما باید فرمت مورد انتظار را به آنها ارائه دهید. پیشنهاد میشود:
- یک نمونه فایل Word یا Excel به آنها بدهید تا روی آن پر کنند
- تاکید کنید که اطلاعات فنی باید دقیق و مطابق درخواست شما باشد
- شماره کارت بازرگانی خود را به درستی ارسال کنید
- شرایط پرداخت و تحویل را خودتان بهوضوح تعیین کنید
- حتماً مهر شرکت و امضا را درخواست کنید (یا امضای دیجیتال معتبر)
بخش پنجم: چکلیست بررسی پروفرما قبل از ثبت سفارش
پیش از اینکه پروفرما را برای بانک یا ثبت سفارش گمرکی بفرستید، این موارد را بررسی کنید:
✅ نام و آدرس فروشنده با سایت رسمی یکی باشد
✅ شماره و تاریخ پروفرما درج شده باشد
✅ اطلاعات کالا دقیق و قابل تطبیق با کاتالوگ باشد
✅ مبلغ نهایی با بودجه و نرخ ارز قابل تطبیق باشد
✅ شرایط پرداخت و تحویل شفاف باشد
✅ مهر و امضای فروشنده موجود باشد
✅ فایل پروفرما با فرمت PDF یا رسمی ارائه شود
✅ فایل قابل پرینت و بدون غلط املایی باشد
🧭 نتیجهگیری
پروفرما یک سند حیاتی در فرایند واردات است که کوچکترین خطا در آن میتواند منجر به تاخیر، رد شدن اسناد یا حتی ضرر مالی شود. با در اختیار داشتن دانش کافی و استفاده از چکلیستهای دقیق، میتوانید این فرایند را به شکل حرفهای و بدون ریسک انجام دهید.
اگر برای واردات تجهیزات صنعتی از چین نیاز به مشاوره دارید، بازرگانی پرو آماده ارائه خدمات استعلام قیمت، دریافت پروفرما و .. پیش از ارسال است.
آیا به دنبال پروفرمای معتبر برای واردات تجهیزات هستید؟
همین حالا با ما تماس بگیرید
